Кейс: Построение прозрачного учета для региональной сети кофеен
Сфера
Общественное питание, сеть из 7 кофеен в Екатеринбурге.
Система
ООО на УСН 15% (Доходы минус расходы).
Оборот
~ 11 000 000 руб. в месяц (совокупный).
Проблема (Точка А)
Клиент обратился к нам на этапе активного роста. Бизнес расширялся, а система учета оставалась на уровне одной кофейни. Вся бухгалтерия и кадры велись одним штатным специалистом, который физически не справлялся с объемом задач, что привело к системным проблемам и получению требования от ФНС.
Разрозненный учет
Каждая точка вела учет выручки и расходов в отдельных Excel-таблицах. Отсутствовала единая база, что делало невозможным получение оперативной и достоверной управленческой отчетности. Собственник тратил выходные на сведение данных вручную.
Налоговые риски
Большая часть расходов (закупка зерна, аренда, коммунальные платежи) не имела полного комплекта закрывающих документов. Налог по УСН считался некорректно, что привело к переплатам и привлекло внимание ФНС, которая запросила пояснения по расхождениям в декларации и движению по счетам.
Хаос в кадровом учете
Из-за высокой текучести персонала (баристы) кадровые документы оформлялись с нарушениями ТК РФ. Отсутствовали обязательные локальные нормативные акты, что создавало риск штрафов до 50 000 руб. за каждое нарушение по ст. 5.27 КоАП РФ.
Наше решение: Комплексный аутсорсинг учета
Мы предложили не просто исправить ошибки, а выстроить систему, которая будет работать на бизнес. Работа была разделена на два этапа: восстановление учета и переход на полное сопровождение.
Этап 1: Восстановление учета (1,5 месяца)
Провели полный аудит за предыдущий год. Собрали и оцифровали все первичные документы, сверили данные онлайн-касс, эквайринга и банковских выписок по всем 7 точкам. Сформировали корректную отчетность и подготовили аргументированный ответ на требование ФНС.
Этап 2: Внедрение единой системы и переход на аутсорсинг
Перевели всю сеть на единую облачную бухгалтерскую платформу. Настроили автоматический сбор данных и разработали регламент работы с первичной документацией. Взяли на себя полный цикл работ: от обработки первички до расчета зарплаты и сдачи отчетности.
Этап 3: Наведение порядка в кадрах
Провели аудит кадровых документов. Разработали и внедрили недостающие ЛНА, привели в порядок личные дела сотрудников, трудовые договоры и должностные инструкции. Процессы приема, перевода и увольнения были полностью стандартизированы.
«Раньше я тратил все выходные, пытаясь свести цифры из семи разных табличек. Теперь я за 5 минут вижу полную финансовую картину сети в своем смартфоне и уверен, что с налогами и документами все в порядке»
Результаты в цифрах (Точка Б)
| Показатель | Было (до сотрудничества) | Стало (через 3 месяца) |
|---|---|---|
| Налоговая нагрузка | Расчет велся некорректно, были переплаты | Снижена на 18% за счет учета всех расходов |
| Выявленная переплата налога за прошлый год | Неизвестна | 1 240 000 ₽ (подана уточненная декларация) |
| Время собственника на контроль финансов | 10-15 часов в неделю | 1 час в неделю (анализ отчетов) |
| Риск штрафов от ФНС и Трудовой инспекции | Высокий, было получено требование | Минимальный, все процессы соответствуют закону |
| Скорость получения управленческих отчетов | До 2-х недель после окончания месяца | В любой момент в реальном времени |
В результате клиент получил полностью прозрачную и управляемую финансовую систему, избежал штрафов от ФНС, вернул из бюджета более 1,2 млн рублей и полностью снял с себя операционные задачи по бухгалтерии и кадрам, сфокусировавшись на открытии новых кофеен.
