Кейс: Восстановление кадрового учета и расчет зарплаты для регионального застройщика
Сфера
Строительство жилых комплексов, г. Екатеринбург.
Форма
Общество с ограниченной ответственностью (ООО) на ОСНО.
Штат
~150 сотрудников (ИТР, рабочие, сезонный персонал).
Проблема (Точка А)
Клиент, крупный застройщик, обратился к нам в состоянии «кадрового пожара». Штатный бухгалтер не справлялся с объемом и спецификой строительной отрасли, что привело к критическим ошибкам и риску получения крупных штрафов.
Путаница с договорами
Часть бригад работала по договорам ГПХ, которые по факту имели все признаки трудовых отношений. Это создавало риск переквалификации договоров налоговой инспекцией с доначислением взносов, пеней и штрафов (до 40% от суммы).
Нарушения ТК РФ
Систематически нарушались сроки выплаты отпускных и окончательного расчета при увольнении (нарушение ст. 136 и ст. 140 ТК РФ). На компанию уже поступило несколько жалоб в Государственную инспекцию труда (ГИТ).
Ошибки в расчетах
Некорректно рассчитывались средний заработок для отпусков и больничных, не применялись стандартные налоговые вычеты по НДФЛ, что приводило к переплате налогов и недовольству сотрудников.
Отсутствие локальных актов
В компании отсутствовали обязательные локальные нормативные акты: правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР), положение об оплате труда, положение о защите персональных данных. Штраф за это — до 50 000 руб. по ст. 5.27 КоАП РФ за каждый документ.
Критический момент: компания получила уведомление о грядущей проверке ГИТ. Нужно было срочно исправлять накопленные за 2 года ошибки, чтобы избежать штрафов, которые могли превысить 500 000 рублей.
Наше решение (Точка Б)
Мы сформировали рабочую группу из бухгалтера по зарплате, юриста и кадрового специалиста. Работа велась в три этапа:
1. Аудит и восстановление учета
Провели полный аудит кадровой документации и расчетов за 2 года. Восстановили табели учета рабочего времени, приказы, личные карточки. Сделали перерасчет зарплаты, отпускных и налогов, подали уточненные расчеты по страховым взносам (РСВ) и 6-НДФЛ.
2. Разработка нормативной базы
Разработали и внедрили все необходимые ЛНА «под ключ»: ПВТР, Положение об оплате труда и премировании, Положение о персональных данных, должностные инструкции. Провели инструктаж для руководства и сотрудников.
3. Автоматизация и передача на аутсорсинг
Настроили корректный расчет зарплаты в 1С:ЗУП. Клиент принял решение полностью передать нам ведение кадрового делопроизводства и расчет заработной платы на постоянное обслуживание.
Результаты в цифрах
| Показатель | До нашего вмешательства (Точка А) | После нашей работы (Точка Б) |
|---|---|---|
| Риск штрафов от ГИТ | ~500 000 руб. | 0 руб. (проверка пройдена успешно) |
| Переплата по НДФЛ и взносам (за год) | ~450 000 руб. | 0 руб. (возвращено из бюджета 180 000 руб.) |
| Время на подготовку к выплате зарплаты | 4-5 рабочих дней | 1 рабочий день |
| Количество жалоб от сотрудников | 5 жалоб за квартал | 0 жалоб за год |
«Передача кадров и зарплаты на аутсорсинг стала лучшим решением. Мы не только избежали огромных штрафов, но и получили порядок в документах и прозрачную систему оплаты труда. Теперь я спокоен за этот участок работы и могу сосредоточиться на строительстве», — финансовый директор компании-заказчика.
