Кейс: Построение кадрового учета «с нуля» для региональной сети медицинских центров
Сфера
Частная медицина, сеть многопрофильных клиник.
Масштаб
5 филиалов в Новосибирске, штат 250+ сотрудников (врачи, медсестры, администраторы).
Форма
Общество с ограниченной ответственностью.
Проблема (Точка А)
Клиент обратился к нам после стремительного роста. За два года сеть выросла с одной клиники до пяти, но система кадрового учета осталась на уровне стартапа. Кадровик в единственном лице не справлялся с объемом, а документы в филиалах вели администраторы без должной квалификации. Внутренняя проверка выявила критические риски, которые могли привести к крупным штрафам и даже приостановке медицинской лицензии.
Отсутствие единой системы
В каждом филиале документы велись по-своему. Использовались разные шаблоны трудовых договоров, приказов, отсутствовали обязательные локальные нормативные акты (ЛНА).
Нарушения по медицинским работникам
Не велся контроль сроков действия сертификатов специалистов и обязательных медосмотров. У 15% врачей на момент проверки документы были просрочены, что является грубым нарушением.
Ошибки в документах
Трудовые договоры не содержали обязательных условий, предусмотренных ст. 57 ТК РФ. Отсутствовали подписи сотрудников об ознакомлении с приказами и ЛНА. Воинский учет практически не велся.
Риски штрафов
Совокупность нарушений могла повлечь штрафы от Государственной инспекции труда (ГИТ) на сумму свыше 1 млн рублей по ст. 5.27 КоАП РФ и проверку со стороны Росздравнадзора.
Главной задачей было не просто исправить ошибки, а выстроить централизованную, масштабируемую систему КДП, которая бы защитила бизнес от рисков и позволила безболезненно открывать новые филиалы.
Решение: Полный аутсорсинг кадрового делопроизводства
Мы разделили работу на два этапа: восстановление учета и переход на постоянное абонентское обслуживание.
| Этап | Содержание работ | Срок |
|---|---|---|
| 1. Кадровый аудит и восстановление | Проверили 100% личных дел сотрудников. Разработали и внедрили единые шаблоны документов (трудовые договоры, доп. соглашения, ПВТР, Положение об оплате труда). Восстановили недостающие приказы, журналы учета, графики отпусков. Наладили воинский учет. | 2 месяца |
| 2. Переход на аутсорсинг КДП | Взяли на себя полное ведение кадрового учета: оформление приема, увольнения, переводов, отпусков. Внедрили систему контроля за сроками действия документов медперсонала. Консультируем руководство по сложным вопросам трудового законодательства. | Постоянно |
«Раньше каждый новый филиал добавлял головной боли с бумагами. Теперь мы уверены, что в любой нашей клинике кадровый учет в идеальном порядке. Это позволило нам сосредоточиться на качестве медицинских услуг и подборе персонала, а не на страхе перед проверками».
Результат (Точка Б)
За 3 месяца совместной работы мы полностью трансформировали систему кадрового учета клиента, превратив хаос в отлаженный механизм.
100% соответствие закону
Все кадровые документы приведены в полное соответствие с ТК РФ, 152-ФЗ «О персональных данных» и отраслевыми требованиями Минздрава.
Снижение рисков до нуля
Устранены все нарушения, которые могли бы привести к штрафам. Компания готова к любой проверке ГИТ или Росздравнадзора.
Экономия на штате
Стоимость нашего обслуживания оказалась на 40% ниже, чем содержание двух штатных специалистов по КДП, которых требовалось бы нанять для такого объема работы.
Прозрачность и контроль
Руководство получило полный контроль над кадровой ситуацией. Внедренная система автоматических уведомлений не позволяет пропустить сроки действия сертификатов или медосмотров.
