Кейс: Спасение пищевого производства от штрафов ГИТ и текучки кадров
Клиент
Региональный производитель молочной продукции, ООО на ОСНО.
География
Воронежская область.
Штат
125 сотрудников (производственный персонал, водители, администрация).
Проблема (Точка А)
Клиент обратился к нам в состоянии «кадрового пожара». Быстрый рост бизнеса обогнал внутренние процессы. Учетом занимался один штатный бухгалтер, который совмещал кадровое делопроизводство с основной работой, что привело к системным ошибкам и рискам.
Ошибки в расчете зарплаты
Некорректно рассчитывались доплаты за работу в ночное время и праздничные дни. Вместо повышенной оплаты по ст. 153 и ст. 154 ТК РФ, сотрудникам платили по обычной ставке, что вызывало постоянные споры и недовольство.
Высокая текучесть кадров
Из-за ошибок в начислениях и отсутствия прозрачной системы мотивации текучесть среди линейного персонала достигала 40% в год. Компания несла постоянные издержки на поиск, адаптацию и обучение новых сотрудников.
Юридические риски
Трудовые договоры были составлены по устаревшему шаблону и не отражали специфику сменной работы. Отсутствовали обязательные для пищевого производства графики медосмотров. Это создавало прямой риск получения предписаний и штрафов от Государственной инспекции труда (ГИТ).
Нарушения сроков отчетности
Отчет ЕФС-1 о приеме на работу подавался с опозданием, что грозило штрафами от Социального фонда России (СФР) по ст. 17 Федерального закона № 27-ФЗ.
Наше решение (Точка Б)
Мы предложили комплексный аутсорсинг функции расчета заработной платы и кадрового делопроизводства. Работа была выстроена в несколько этапов:
1. Кадровый аудит
Провели полную проверку кадровой документации за последние 3 года. Выявили 78 нарушений трудового законодательства, по каждому из которых были даны рекомендации по устранению.
2. Восстановление и ведение учета
Взяли на себя полное ведение КДП: разработали корректные трудовые договоры, должностные инструкции, положения об оплате труда и премировании. Внедрили график обязательных медосмотров и наладили его соблюдение.
3. Расчет заработной платы
Организовали точный и своевременный расчет зарплаты с учетом всех особенностей: сменных графиков, ночных часов, праздничных дней, отпусков и больничных. Каждый сотрудник получил доступ к своему расчетному листку с полной расшифровкой.
4. Отчетность и взаимодействие с госорганами
Обеспечили своевременную подачу всей кадровой и зарплатной отчетности (6-НДФЛ, РСВ, ЕФС-1). Взяли на себя коммуникацию с ФНС, СФР и ГИТ по всем текущим вопросам.
За 8 месяцев совместной работы мы не просто навели порядок в документах, а выстроили систему, которая работает на удержание ценных сотрудников и защищает бизнес от финансовых потерь.
Результаты в цифрах
0 рублей
штрафов от контролирующих органов за последний год работы с нами.
~ 450 000 руб.
потенциальных штрафов от ГИТ удалось избежать (исходя из количества выявленных нарушений по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
-35%
составило снижение текучести кадров среди производственного персонала.
100%
сотрудников получают зарплату вовремя и без ошибок, что полностью сняло напряжение в коллективе.
Передача кадрового учета на аутсорсинг оказалась выгоднее, чем найм двух штатных специалистов (кадровика и расчетчика), и позволила директору высвободить до 20 часов в месяц на стратегическое развитие бизнеса.
