Кейс: Восстановление кадровой отчетности для регионального застройщика и предотвращение штрафов на 700 000 ₽
Сфера
Строительство жилых комплексов
Форма
Общество с ограниченной ответственностью (ООО)
Город
Новосибирск
Штат
~150 человек (включая ГПХ)
Проблема (Точка А)
К нам обратился финансовый директор крупной строительной компании. Бухгалтерия была перегружена ведением учета по объектам и налоговой отчетностью, а кадровый учет и отчетность в фонды велись по остаточному принципу. После получения нескольких требований от Социального фонда России (СФР) и жалобы уволенного сотрудника в Роструд, руководство осознало риски.
Просрочки по ЕФС-1
Подраздел 1.1 отчета ЕФС-1 (аналог СЗВ-ТД) по кадровым мероприятиям (прием, увольнение) систематически подавался с опозданием. Срок подачи — не позднее следующего рабочего дня, но бухгалтерия отправляла отчеты раз в неделю. Это прямое нарушение п. 5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ.
Отсутствие уведомлений по иностранцам
На стройке работали 3 специалиста-каменщика из стран СНГ. Компания не подала в МВД уведомления о заключении с ними трудовых договоров в установленный 3-дневный срок, что является грубым нарушением миграционного законодательства (п. 8 ст. 13 Закона № 115-ФЗ).
Ошибки в персонифицированных сведениях
В ежемесячный отчет «Персонифицированные сведения о физических лицах» включали сотрудников, находящихся в отпуске без сохранения заработной платы, что приводило к расхождениям с РСВ и требованиям от ФНС.
Риск проверки Роструда
В компании отсутствовали обязательные локальные нормативные акты (ЛНА), такие как Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) и Положение об оплате труда, оформленные должным образом. Жалоба сотрудника грозила внеплановой проверкой и штрафами по ст. 5.27 КоАП РФ.
Наше решение (Точка Б)
Мы провели экстренный аудит кадрового делопроизводства и отчетности за последний год. Нашей задачей было не только исправить ошибки, но и минимизировать уже начисленные штрафы, а также подготовить компанию к возможной проверке.
Подача корректирующих отчетов
Мы подготовили и сдали корректирующие формы ЕФС-1 и персонифицированных сведений. К ним были приложены сопроводительные письма с объяснением причин ошибок (человеческий фактор, высокая загрузка), что часто помогает снизить размер штрафа или заменить его предупреждением.
Восстановление миграционного учета
Немедленно подали уведомления в МВД по иностранным работникам. Несмотря на просрочку, факт добровольного устранения нарушения и готовность к сотрудничеству позволили в дальнейшем снизить сумму штрафа с максимальной.
Разработка ЛНА и подготовка к проверке
В течение трех дней мы разработали и помогли внедрить все недостающие локальные нормативные акты в соответствии с Трудовым кодексом РФ. Провели инструктаж для директора и начальника отдела кадров о порядке прохождения проверки Государственной инспекции труда (ГИТ).
Перевод на абонентское обслуживание
Предложили клиенту передать ведение кадровой отчетности нам на аутсорсинг. Это оказалось выгоднее, чем нанимать отдельного специалиста, и гарантировало 100% соблюдение сроков.
Итог: Клиент избежал максимальных штрафов на общую сумму более 700 000 рублей. Проверка ГИТ ограничилась документарным контролем и завершилась без штрафных санкций. Кадровая отчетность приведена в идеальный порядок.
| Показатель | ДО обращения к нам | ПОСЛЕ нашей работы |
|---|---|---|
| Штрафы за просрочку ЕФС-1 (ст. 17 Закона № 27-ФЗ) | Риск штрафа ~50 000 ₽ (по 500 ₽ за каждого сотрудника) | Штраф заменен предупреждением от СФР |
| Штрафы за иностранных работников (ч. 3 ст. 18.15 КоАП РФ) | Риск штрафа от 400 000 до 800 000 ₽ за каждого работника | Штраф снижен до минимального — 50 000 ₽ |
| Штрафы от Роструда (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ) | Риск штрафа на юр. лицо до 50 000 ₽ за отсутствие ЛНА | Проверка пройдена, штрафов нет |
| Состояние отчетности | Хаос, срыв сроков, постоянные требования | 100% соблюдение сроков, нулевой риск ошибок |
«Мы строим дома и привыкли к проверкам Госстройнадзора, но оказались совершенно не готовы к ‘бумажным’ проверкам от фондов и трудинспекции. Штрафы в этой сфере оказались сопоставимы со штрафами за строительные нарушения. Передача кадровой отчетности на аутсорсинг стала для нас лучшим решением. Теперь мы спим спокойно, зная, что эта сторона бизнеса полностью защищена».
