Кейс: Предотвращение штрафов на 4 млн руб. для строительной компании
Сфера
Строительство жилых и коммерческих объектов
Штат
148 сотрудников, из них 25 — иностранные граждане
Город
Екатеринбург
Проблема (Точка А)
К нам обратился крупный региональный застройщик (ООО). Кадровый учет и расчет зарплаты вел штатный бухгалтер, который был перегружен основными задачами. Это привело к системным ошибкам, которые могли стоить бизнесу миллионов.
Критичные ошибки в учете иностранных граждан
Уведомления в ГУВМ МВД о приеме на работу и увольнении иностранных специалистов подавались с опозданием. Это прямое нарушение ФЗ-115 и грозило штрафами по ст. 18.15 КоАП РФ до 800 000 руб. за каждого сотрудника.
Путаница в расчете зарплаты
Сдельная оплата труда для бригад рассчитывалась в Excel-таблицах «на коленке». Постоянно возникали ошибки, не учитывались переработки и доплаты за вредность, что приводило к конфликтам с работниками и рискам проверок от Трудовой инспекции.
Задержки и штрафы по отчетности
Отчеты 6-НДФЛ, РСВ и ЕФС-1 регулярно сдавались с опозданием. Компания получала требования от ФНС и Социального фонда, платила пени и штрафы за несвоевременную подачу сведений.
Прямой финансовый риск только по 5 иностранным сотрудникам, у которых были выявлены нарушения в миграционном учете, составлял более 4 000 000 рублей.
Решение (Точка Б)
Мы предложили клиенту комплексный аутсорсинг участка «Зарплата и кадры», чтобы полностью снять с него эту головную боль и минимизировать риски.
Восстановление кадрового учета
Провели полный аудит кадровых документов за последние 3 года. Восстановили недостающие приказы, договоры, личные карточки. Сформировали и подали корректные уведомления в МВД, приведя учет в полное соответствие с ТК РФ.
Автоматизация расчета зарплаты
Настроили и внедрили программу 1С:ЗУП. Разработали прозрачную систему расчета сдельной оплаты труда, автоматизировали учет премий, больничных и отпускных. Исключили человеческий фактор и ошибки.
Полное сопровождение и отчетность
Взяли на себя расчет зарплаты, НДФЛ и страховых взносов. Теперь мы своевременно готовим и сдаем всю необходимую отчетность (6-НДФЛ, РСВ, ЕФС-1 и др.), а также отвечаем на все запросы контролирующих органов.
| Показатель | До нас (Точка А) | С нами (Точка Б) |
|---|---|---|
| Риск штрафов от МВД | ~ 4 000 000 руб. | 0 руб. |
| Ошибки в начислениях ЗП | 5-7 случаев в месяц | 0 |
| Штрафы за просрочку отчетности | ~ 25 000 руб. в квартал | 0 руб. |
| Время руководителя на контроль кадров | 4-5 часов в неделю | 0 часов |
«Передача кадрового учета на аутсорсинг была лучшим решением. Мы перестали бояться проверок и смогли сфокусироваться на стройке, а не на бумажках. Всегда вовремя, всегда точно, без головной боли».
